\»Es sencillo hacer que las cosas sean complicadas, pero es difícil hacer que sean sencillas ..\» ![\"\"](\"https://garavito.mx/wp-content/uploads/2023/03/friedrich_nietzsche_250.png\")
F. Nietzsche
¿31 KPIs responsabilidad directa en una sola persona?
Los KPIs, Menos es Más
Analizando las actividades y roles en una empresa de aproximadamente 50-60 asociados, me encontré con este pequeño detalle.
Una persona tiene a su cargo 31 KPI\’s con la responsabilidad de que cada mes, tiene que presentarlos a la gerencia.
Muchos de los KPI no están relacionados al departamento a su cargo, y por lo tanto, siempre hay que esperar la información de los responsables. Algo que consumía tiempo, y definitivamente resulta estresante y frustrante.
La importancia de un KPI es sin duda muy alta. Siguiendo el regitro de los valores, se puede llegar a interpretar y predecir el estado del proceso a través de la linea del tiempo.
Al momento de obtener un valor, es importante interpretar el resultado:
¿Es \»normal\» y dentro de control? ¿ Fuera de límite? Que causas propiciaron el resultado?¿Es mejorable?
Pero al tener tantos en sus manos se hace imposible un análisis efectivo. Solo funciona como un semáforo, esperando que los responsables relizen una acción.
Características de un KPI:
- Debe ser actual. Tener el KPI \»heredado\» de procesos que tienen actualmente tienen 4-6 sigma de capacidad, entonces aumentar la frecuencia.
- Contar con datos reales. Si los datos obtenidos no corresponden a una realidad o son obtenidos en los puntos de proceso erróneo, de nada sirve el KPI. Aventar datos para cumplir con la fecha del reporte es inadmisible. Mejor no tener nada y desarrollar un plan para asegurar la integridad en la captura de los mismos.
- Es la responsabilidad del dueño del proceso. De que sirve si el dueño del proceso no tiene la responsabilidad de analizar e informar el estado de su proceso. Investigar por qué no es responsble: ¿Falta de Entrenamiento? ¿Desconocimiento de su responsabilidad?¿Falta de Tiempo?.
La función del KPI (Key Process Indicator) debe ser la chispa que inicie Acciones para la ejora- Conocer un número solo porque sí, ya es un desperdecio. El KPI debe llevar a la acción (eliminar un KPI es una acción, en realidad).
KPI revela las áreas de oportunidad que se deben trabajar para mejorar el processo.
En mi experiencia, la mejor manera para administrar un KPI es el dashboard del KPI también llamado \»Panel de KPI\» gráficamente-visualmente (una imagen vale más que mil palabras) es una herraienta que ayuda a informar a todos dentro de la empresa de su equipo de trabajo.
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Imagen muestra: NEXEL https://nexel.com.mx/
Los elementos en el Panel del KPI
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Debe tener mínimo 3 secciones:
La primera sección: Posible causas prioritizadas que afectaron el resultado actual. cuales causas son conideradas de mayor afectación y su \»PESO\». Un Diagrama de Pareto es de lo más indicado, muchas de las veces. - La segunda sección, una gráfica que muestre el comportamiento de las causas mayores identificadas en la ventana 1.
- La tercera ventana, acciones que lleven a mejorar el KPI. No son necesarias acciones en concreto (lo mejor es que si), pueden ser planes de acción.
- En lo personal, agregaría una cuarta sección donde se muestre el avance de acciones que hayan sido desarrolladas en períodos anteriores.
Pero tener a cargo 30 KPIs, ¿No es una locura? Los KPIs, Menos es Más